Recientemente he tenido que hacer uso de una sede electrónica para llevar a cabo la tramitación de una autorización y me he dado cuenta que, en mi entorno, existe un desconocimiento bastante grande sobre lo que son las sedes electrónicas, los métodos de acceso que éstas pueden proporcionar y lo fácil que pueden llegar a ser los trámites ante la administración mediante su uso.
Es por esto que, en este artículo voy a explicarte qué son las sedes electrónicas, cómo pueden hacerte la vida un poquito más fácil y las diferentes opciones que tenemos a la hora de acceder a ellas.
Contenido de la página
¿Qué son las sedes electrónicas?
Imaginemos que tenemos que ir a una oficina de la Seguridad Social o a nuestro Ayuntamiento para entregar una documentación necesaria para un trámite que debemos llevar a cabo. Lo primero que vamos a tener que hacer, en las circunstancias actuales debidas al Covid-19, es pedir cita previa. Una vez hecho, esperaremos al día de la cita y nos presentaremos en la oficina con la documentación necesaria.
Te hago la siguiente pregunta, ¿Qué te parece si te digo que es posible llevar a cabo este trámite sin esperar a ninguna cita y que lo puedes hacer directamente desde tu salón con tu ordenador? Pues bien, esto es posible gracias a la implantación de sedes electrónicas.
Cada administración tiene, o está en vías de tener, una sede electrónica desde la que poder realizar gestiones y trámites sin la necesidad de acudir a ninguna oficina físicamente. Esto supone un ahorro de tiempo para la administración en cuestión pero también para los ciudadanos que hacemos uso del servicio. El papeleo presentado mediante la sede electrónica tiene la misma validez que el que se va a entregar presencialmente a las oficinas de la administración y por lo tanto, no aporta ningún valor añadido el realizar el desplazamiento.
¿Es lo mismo que una oficina virtual?
La respuesta es no. Un oficina virtual no está sujeta al mismo reglamento que una sede electrónica aunque en ella se presten servicios y acceso a documentación.
Registro electrónico y sedes electrónicas
Las sedes electrónicas no tienen por qué disponer de un registro electrónico. Sólo será necesario en el caso de que la sede disponga del servicio de recepción y remisión de documentación. En todo caso, para acceder a un registro electrónico se hará mediante una sede electrónica.
Si tienes más dudas puedes consultar esta página.
Características de las sedes electrónicas
Las dos primeras características que debe cumplir cualquier sede electrónica están relacionadas con los usuarios: identificación y autenticación.
Identificación y autenticación
Como habrás podido intuir, para que puedas realizar gestiones mediante una sede electrónica, es imprescindible que un usuario que está realizado un trámite sea quien dice ser, esto es, debe garantizar una autenticación correcta de los usuarios. Es, mediante el proceso de identificación, la forma que tiene la sede electrónica de saber qué usuario es el que está intentando acceder al portal.
Confidencialidad
Otro aspecto que se debe tener en cuenta es la confidencialidad. La sede electrónica no puede mostrar información privada para la cual no tenemos autorización. Dicho de otra forma, una vez que entramos en la sede electrónica, no vamos a poder ver información de otros usuarios. Sólo vamos a poder visualizar la información para la cual tenemos autorización.
Autenticación en las sedes electrónicas
Dependiendo de la sede electrónica, vamos a disponer de varios métodos para poder logarnos y acceder a la plataforma. Repasemos algunos de ellos.
DNI electrónico
Mediante un lector de DNI electrónico vamos a poder acceder a la sede electrónica. Para ello, es necesario que nos acordemos del PIN que le hemos asignado. Si no nos acordamos o queremos asignar uno nuevo, la única forma que tenemos de hacerlo es acudir a una oficina de expedición y seguir los pasos que se indican en su web. Enlace aquí.
El principal inconveniente que le veo yo a este método es que necesitas un lector de DNIs y en ocasiones no dispones de él. Te dejo este enlace de Amazon por si lo quieres comprar.
Certificado digital
Mediante el sistema Ceres, la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre – Real casa de la Moneda (FNMT-RCM) nos permite obtener un certificado totalmente gratuito que nos dará acceso a la sede electrónica.
Para la obtención de este certificado tenemos dos opciones: o nos desplazamos a una oficina de registro y realizamos la petición de un certificado o utilizamos nuestro dni electrónico desde casa y obtenemos el certificado en muy pocos minutos. Si prefieres la primera opción, aquí tienes los pasos a realizar.
La principal ventaja de este método es que, una vez tengas descargado el certificado, puedes instalarlo en el ordenador que quieras y podrás realizar los trámites que desees desde él. Debes prestar especial atención a este tema porque un certificado está ligado a tu persona y no lo debieras instalar en un ordenador que no sea tuyo porque terceras personas podrían realizar presentación de documentación u otros trámites suplantando tu identidad.
Sistema Cl@ve
Es quizás, el mecanismo de acceso a la sede electrónica más simple y en el que no se utilizan certificados. Basta con darse de alta en el sistema y luego nos podremos logar en la sedes electrónicas compatibles solamente introduciendo nuestro número de DNI y el PIN. Este número PIN puede ser temporal o persistente. En el caso de que sea temporal, cada vez que hagamos uso del sistema Cl@ve para autenticarnos, recibiremos un número PIN que deberemos introducir en la sede electrónica. Si hemos optado por un PIN persistente, no se nos enviará nada al teléfono ya que este número PIN es siempre el mismo.
Si optas por la utilización de un número PIN persistente, te recomiendo la utilización de un gestor de contraseñas. En este post te enseño como utilizarlo.
Para darte de alta, tienes 3 opciones:
- Pedirlo por internet y que te llegue una carta a casa con los datos necesarios para finalizar el proceso.
- Utilizar el DNIe o certificado digital
- Desplazarte a una oficina de registro
Tienes todos los pasos detallados en esta página.
Si no tienes prisa, el proceso más simple y cómodo es el que se realiza por internet y finaliza con la recepción de una carta en tu domicilio.
Ventajas de una sede electrónica
Si lo piensas, el poder realizar cualquier trámite con la administración desde tu salón, sentado en tu sofá, te aporta mucha comodidad e inmediatez. Olvidarse de las colas, los horarios, desplazamientos a las oficinas, impresión innecesaria de documentos y además, la principal ventaja que le veo yo actualmente, es la de evitar la aglomeración de personas y el consabido riesgo de infección por el Covid-19.
Sólo tiene un escollo inicial y es el de dotarse de uno de los mecanismos de autenticación que he explicado en el artículo.
Te animo a que obtengas tu certificado digital y en la próxima gestión con una administración intentes acceder a su sede electrónica y realices el trámite por esa vía.
Espero que haya sido de tu interés. Seguimos.
